仕事が速い=メールの返信も速い?

メールをいかに速く書けば仕事が速くなるかではなく、仕事が速い人はメールも速いです。

仕事が遅い人はこちらが2度3度催促してもメールの返事はないのです。

こちらとしてはメールを送っているにも関わらず、返信がないと見ているのか見ていないのかさえわからず、
膨大なメールの中に埋もれて忘れているのか?気になることはありませんか?

電話の一本、メール1通返せないのか、後回しになっているのか、人は色んな想像を掻き立てられます。

不安になり、不満になり、場合によってはクレームに繋がります。

そう言った意味でも仕事が速い人はいったいどのようなメールを書いているのか気になりませんか?

仕事の速い人のメールの内容は?

多くの仕事を抱えていても、下記の5つのポイントに気をつけてメールを書いてみてください。
5つのポイント
「目的」
「ビジュアル」
「返信しやすさ」
「言葉」
「処理速度」

どういった点に気をつければ、無駄を省け、且つ相手への心遣いを伝えることができるかを考える必要があります。

ただ速いだけでは顧客に限らず内部でも信頼を失ってしまう可能性があります。

メールチェックの短縮は仕事の向上に繋がる

1日メール対応に追われて仕事にならないという人。
メールにかかっている時間を短縮さ世帯人。
メールのやり取りで相手から好意を持ってもらいたいと思っている人。

メール対応が改善されれば、自身の業務改善が大幅に進むはずです。

やはりメールにもテクニックがあるのです。

毎日の業務であり、はやい段階から改善、習得できれば他の仕事にかける時間を増やすことができ、周りよりも一歩先、二歩先に進むことができるはずです。

企業の内部、外部に限らず使えますし、メールのスキルアップが契約に繋がるかもしれないし、内部での昇格に繋がるかもしれません。

今のご時世においてメールを使わない企業なんていうのはほとんどないでしょう。

新卒の皆さんにとっても、どんなメールを送ったら良いのだろうというのは気になるところかと思います。

メール返信して置いてと頼まれてもうろたえてしまいますよね。

メールのやり取りの回数を減らすことができる

何度も何度もメールをやり取りしているとメール処理に業務時間が奪われてしまいます。

では、そのメールのやり取りの回数を減らすことができ、同じ結果が得られるとすればやり取りの回数は減らすことができた方が良いですよね。

相手からの返信が速くなり、確実に返信がもらえる

あなたが送ったメールに1週間も返信がなかったら不安になりますよね?

でも、相手も忙しいだろうから催促はなかなかし辛いということはありませんか?

テクニック、解決策があります。

そのようなことが書かれている本も数多くあります。

このメールの終着点はどこなのか。

あなたはどんなが欲しい答えが欲しいのか。

欲しい欲しいだけではなく、相手への配慮もしたうえで作成する必要があります。

相手からの好意も得られる

メールは電話よりも難しいところがあります。
電話はまだ声の雰囲気、話し方で何となく姿勢は伝わります。

しかし、メールは文面でしか伝わりません。
「ペンは剣より強し」です。

逆に、メールで相手に好感を持ってもらえることができれば、こんなに強みになることはありません。

どのようなメールを送れば、交換を持ってもらえるのか。

大事ですね。

適度な改行や適度な漢字変換は必要です。

相手に読みやすいように作成することを心がけましょう。

メールの処理が速くなる

メールを読む、返信文書を作成する。
テンプレートだけれどテンプレートと思わせないものを作成しておきましょう。

この作業が速くなるだけでも、1日の業務効率は随分と変わります。

つまりはメール1つで、自身の仕事の進め方が大きく変わりますし、もしかしたら帰宅時間もはやくなるかもしれません。

誰だって、はやく帰れるならはやく帰りたいはずです。

テクニックを身につけて皆さんはやく帰りましょう!

まとめ

メールチェック及び返信すると言った業務は毎日のようにやっていると思います。

文章を読んでいるとパッと読んで意味がわかりにくいメールや、何度もやりとりしてやっとわかるメールに出会うことがあります。

メールを送ってくる相手をこちらの意図で変更することはできませんが、
自分自身の作成するメールを改善するだけでも無駄なメールの回数が減っていくかと思います。

メールは顔もわからないし、雰囲気も伝わりません。
たった1通のメールを読むだけで仕事ができない人に見られたり、
逆に仕事が出来る人に見られたりするわけです。

相手に自分がどう見られたいのか、相手にどういった印象を与えたいのかを本書を読んで、
メール術を手に入れ、今までよりもレベルアップしたビジネスマンになっていただきたいと思います。

 

 

 

 

 

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